Archivierung

Archiv

Das Kirchenkreisarchiv ist das Gedächtnis der Superintendentur und des Kirchenkreises.

Unterstützt und beraten werden die Superintendenturen und Kirchengemeinden durch die auf Kirchenkreisebene tätigen Archivpfleger*innen und das Landeskirchliche Archiv Hannover.

Ordnungsarbeiten am pfarramtlichen Schriftgut, sollen möglichst nur durch die hauptamtlichen Mitarbeitenden des Landeskirchlichen Archivs bzw. nach Rücksprache mit ihnen vorgenommen werden. Zum Beispiel Bewertung und Aussonderung von Schriftgut, Erstellung oder Aktualisierung des Findbuches zum Pfarrarchiv, Umlagerung von Archivgut in andere Räume etc.

Kontaktdaten: archiv@evlka.de

Die Archivpfleger*innen der Kirchenkreise sichten die Pfarrarchive im Rahmen von Visitationen und sind im Bedarfsfall auch bei Pfarrstellenübernahmen und anderen Fragen zum Pfarrarchiv behilflich.

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/

Ablage/Aktenplan/Schriftgutordnung

Die Ablage muss nach landeskirchlicher Schriftgutordnung mit Aktenplan erfolgen, siehe auch Archiv.

Eine sorgfältig geführte Registratur gehört zu den wichtigen Voraussetzungen für eine funktionierende Superintendentur.

Wichtige Unterlagen sind direkt zur Hand, Verwaltungsarbeiten können schneller erledigt werden.

  • Mit Hilfe der Kassationsordnung (Aufbewahrungsfristen von Akten) können bestimmte Schriftgutarten in regelmäßigen Abständen laufend auch ohne Rücksprache mit dem Landeskirchlichen Archiv aussortiert und vernichtet werden.
  • Nicht zuletzt ist eine gut geführte Registratur die Grundlage für das, was über das Pfarrarchiv vom kirchlichen Leben im Kirchenkreis für alle Zukunft erhalten bleibt.

Bei Fragen und für Hilfestellung können die Archivpfleger*innen der Kirchenkreise oder des Landeskirchlichen Archivs angesprochen werden.

Archivpfleger*innen der Kirchenkreise

Archivpfleger*innen sind die Beauftragten zur Unterstützung und Beratung der Ablage der Kirchengemeinden und des Kirchenkreises.

Archivpfleger*innen begleiten die Visitationen, beraten und unterstützten die Kirchengemeinden. Sie arbeiten eng mit den landeskirchlichen Archivpfleger*innen zusammen. Ehrenamtliche Archivpfleger*innen haben die Möglichkeit eine Aufwandsentschädigung in Anspruch zu nehmen und Fahrtkosten zu berechnen.

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/archivpflege

Aufbewahrungspflichten

Kirchenrechtliche Vorgaben regeln was wann wie lange aufbewahrt werden muss, bzw. was wann aussortiert werden kann. Die Aufbewahrungspflichten finden sich in der Kassationsordnung der Landeskirche. Digital zu finden auf der Seite des landeskirchlichen Archivs.

https://www.kirchenrecht-evlka.de/document/20995

Findbuch

Das Findbuch ist das Verzeichnis des Kirchenkreisarchivs und der Kirchenkreisbücherei, zuweilen auch der Altregistratur und der angelegten Registraturakten. Es wird in der Regel von einer/m landeskirchlichen Archivpfleger*in erstellt. Findbücher liegen auch in den Gemeindebüros mit dem Verzeichnis des Gemeindearchivs vor. Zweitschriften liegen im landeskirchlichen Archiv vor.

Inventarverzeichnis

Die Bezeichnung Inventarverzeichnis wird synonym zum Begriff Inventar verwendet. Es handelt sich dabei um ein detailliertes Verzeichnis in Tabellenform mit vorhandenen Vermögensgegenständen der Superintendentur.

Während unter Inventar im Allgemeinen die physisch vorhandenen Gegenstände wie Schreibtische, Computer oder Maschinen verstanden werden, ist das Inventarverzeichnis eine nach bestimmten Kriterien geordnete Liste dieser Gegenstände.

Formale Anforderungen an das Inventarverzeichnis

Die Form des Inventarverzeichnisses ist nicht zwingend vorgeschrieben. In der Praxis hat sich eine Unterteilung in drei Spalten durchgesetzt:

  • Die erste Spalte enthält die Bezeichnung des Inventarpostens mit einer fortlaufenden Nummerierung.
  • Die zweite Spalte des Verzeichnisses ist die sogenannte Nebenspalte. In dieser Spalte werden die Werte einzelner Vermögensgegenstände eingetragen.
  • Die rechte Spalte ist die sogenannte Hauptspalte. In die Hauptspalte wird zu jeder Nummer der in der ersten Spalte aufgelisteten Inventarposten eine Summe eingetragen.

Unterscheidung Inventarverzeichnis und Inventarliste
Während das Inventarverzeichnis die nach Art, Menge und Wert detaillierte Vermögensgegenstände enthält, wird die Inventarliste als einfache Auflistung von z.B. Material oder Einrichtungsgegenständen geführt. Die Inventarliste enthält keine Informationen über den Wert einer Sache.

Vasa Sacra/Archiv/Bücherei

Bei jeder Vakanz- oder Pfarrstellenübernahme übernimmt die/der neue Pastor*in gemäß § 7 der Archivordnung auch die Verantwortung für die Registratur, das Pfarrarchiv und die dienstliche Bücherei des Pfarramtes. Das gleiche gilt für die Übernahme eines Kirchenkreises durch eine/n Superintendent*in. In der Kirchengemeinde müssen außerdem die Vasa Sacra übernommen werden. Die Übernahmen sind schriftlich zu protokollieren. Die Berichte werden dreimal ausgefertigt; die Originale erhält das Landeskirchenamt, je ein Abdruck ist für die Unterlagen des Kirchenkreises und der Kirchengemeinde bestimmt.

Wenn innerhalb der letzten 12 Monate für das Pfarramt bereits ein vollständiger Archivbericht erstellt wurde (z. B. bei Vakanzübernahme oder Visitation), kann man bei der Übernahme auch ein Kurzformular verwenden. 

Die ehrenamtlichen Archivpfleger*innen des Kirchenkreises können hinzugezogen werden.

Die ehrenamtlichen Archivpfleger*innen können ggf. eine Aufwandsentschädigung erhalten.

Weitere Infos:

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/archivpflege/uebernahme