Allgemeine Verwaltung

Adressverwaltung

Eine gute Verwaltung der Adressen ist die Grundlage der gelingenden Kommunikation. Meist wird sie digital geführt. Sinnvoll sind verschiedene Kategorien/Verteiler (Pastor*innen, Diakon*innen, Kirchengemeinden, Katecheten, Lektor*innen, Schulen, Bürgermeister*innen, Emeriti etc.), welche die Arbeit erleichtern.

Hilfreich ist dies bei Terminen, für Mails, Serienbriefe, Erstellen von Etiketten, Namensschildern usw.

In den Kirchenkreisen sind unterschiedliche Systeme im Einsatz:

  • Digitale Adresspflege in Outlook, PCAdreßzz!, Cobra
  • Öffentliches Adressverzeichnis in Papierform
  • Ansprechpartner*innen auf der Internetseite

Anträge

Für Anschaffungen, Klausuren, (Langzeit)Fortbildungen, Coaching und Supervision, etc. müssen schriftlich verfasste Anträge an die Superintendentur und ggf. auch auf dem Dienstweg an den Kirchenkreisvorstand gestellt werden.

Die Vorgaben sind in jedem Kirchenkreis unterschiedlich, in einigen gibt es Online-Formulare zum Download.

Buchbinden

Protokolle wie z.B. die der Kirchenkreisvorstandssitzungen müssen regelmäßig gebunden werden.

Möglichkeit zum Beispiel bei örtlichen Druckereien oder bei der Feinbuchbinderei Vehse:

Feinbuchbinderei Heinrich Vehse & Sohn
Landwehrstraße 87
30519 Hannover

http://www.feinbuchbinderei.de/

Bei der Feinbuchbinderei Vehse werden bspw. auch Kasualien, Kirchenvorstandsprotokolle, Abkündigungen, etc. der Kirchengemeinden gebunden.

Hier erhält man auch Geschäftstagebücher zur Protokollierung des Posteingangs und -ausgangs in der Superintendentur.

Erhebung der Daten über kirchliches Leben in Zahlen - Tabelle II

Die Mitarbeit der Gemeinden bei der Erhebung der Daten über kirchliches Leben in Zahlen ist eine wichtige Voraussetzung, um den Wandel in unserer Kirche zu gestalten, gezielt zu planen und auskunftsfähig über die Entwicklung in unserer Kirche zu sein. Viele der dafür erforderlichen Daten können ausschließlich aus dieser o.g. Statistik gewonnen werden; dazu gehören insbesondere auch die Kirchenaustrittszahlen. Die Daten dieser Statistik ist jährlich von allen Kirchengemeinden zu erheben.

Die Daten werden durch die Kirchengemeinden erfasst. 

Die Rundverfügung zur Erhebung der Daten erfolgt meistens im Januar des Folgejahres.

Diese wird von den Superintendenturen an die Gemeinden weitergeleitet.

Fahrtenbuch

Zur Führung eines Fahrtenbuches bedarf es einer Genehmigung des Anstellungsträgers. Das Fahrtenbuch wird beim KA/KKA beantragt. Zur Abrechnung wird das vom Kirchenkreis zur Verfügung gestellte Formular benutzt

Geschenke

In den verschiedenen Kirchenkreisen gibt es verschiedene Budgets für Geschenke zu Jubiläen, Geburtstagen, Einführungen und Verabschiedungen. Hierbei sind die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Die zurzeit geltende Rundverfügung G8/2024 Geschenke aus kirchlichen Mitteln regelt die landeskirchlichen Vorschriften.

https://www.rundverfuegungen-und-mitteilungen.de/

Geschäftstagebuch

Alle wichtigen Posteingänge und -ausgänge können mit Tagebuchstempel und Nummer versehen in ein Geschäftstagebuch eingetragen werden, auch digital möglich. Die Führung eines Geschäftstagebuches ist nicht zwingend vorgeschrieben, kann aber hilfreich zur Dokumentation und Nachverfolgung sein.

Registratur

In der Registratur ist das Schriftgut aufzubewahren, das im eigenen Kirchenkreis erwächst und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben laufend benötigt wird. Das Schriftgut ist nach der jeweils geltenden Schriftgutordnung aufzubewahren und nach deren Aktenplan zu gliedern. Das Schriftgut sollte in festen Schränken geordnet aufbewahrt werden. In der Superintendentur gibt es das Schriftgut als Generalia und für die einzelnen Kirchengemeinden. Es ist zu unterscheiden zwischen der laufenden Registratur, der Altregistratur und dem Archiv.

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/archivpflege/registratur/aktenplan

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/archivpflege/registratur

Sichtvermerk

Jedes Schriftstück, dass in der Superintendentur eingeht, wird mit einem Eingangsstempel (mit Datum!) versehen. Die/der Superintendent*in zeichnet nach Sicht ab. In einigen Superintendenturen gibt es ein Geschäftstagebuch, in denen das Schriftstück (Nummer!) registriert wird.

Das Geschäftstagebuch kann man bei der Feinbuchbinderei Vehse in Hannover bestellen oder auch als Exceltabelle führen.

http://www.feinbuchbinderei.de/

Siegel/Siegelrecht/Beizeichen

Jede Kirchengemeinde und jeder Kirchenkreis hat ein eigenes Kirchensiegel. Es trägt in der Regel das Siegelbild und den Namen der Kirchengemeinde oder des Kirchenkreises. Alle Kirchensiegel sind unterschiedlich. Das Dienstsiegel der Kirchengemeinde wird von den fest angestellten Pastor*innen und ggf. zusätzlich von der/dem KV-Vorsitzenden geführt. Das Kirchenkreissiegel wird von der/dem Superintendent*in und der Stellvertretung geführt. Für jede/n zur Siegelführung Berechtigten, die/der diese Berechtigung ausführt, muss ein besonderer Siegelstempel vorhanden sein, der sich in einem Beizeichen von den übrigen unterscheidet. Ein Beizeichen kann z.B. ein Punkt, Stern, Raute oder ein Dreieck sein.

Verwendung findet das Siegel u. a. bei:
Urkunden, Erteilen von Vollmachten, amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern, der Beglaubigung von Abschriften von Urkunden und sonstigen Schriftstücken, Schriftstücken von besonderer Wichtigkeit (z. B. Dienstverträge), Dimissoriale für Taufen, Trauungen, Konfirmationen und Beerdigungen.

Das Kirchenbuchführersiegel wird von der/dem Kirchenbuchführer*in geführt. Sie müssen dafür durch den Kirchenvorstand mit Zustimmung der/dem Superintendent*in bestellt worden sein.

Was kann mit dem Kirchenbuchführersiegel gesiegelt werden?

  • bedingt: Patenscheine (nur bei entsprechender Beauftragung durch die ursprünglich dafür zuständigen Pfarrstelleninhaber*innen), Spendenbescheinigungen,
  • bedingt: Einträge in Familienstammbücher (bei entsprechendem Auftrag durch das Pfarramt), Beglaubigung von Zeugniskopien u. ä., Auszüge und Abschriften aus den vom Kirchenbuchführer verwalteten Kirchenbüchern

Grundsätzlich trägt jede Siegel führende Person die Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung und Aufbewahrung (unter Verschluss) des Siegels. Der eigenhändigen Unterschrift muss das Siegel beigedrückt werden. Die Übertragung der Siegelberechtigung einer Kirchengemeinde auf Organe, Einrichtungen und Werke bedarf der kirchenaufsichtlichen Genehmigung durch das Landeskirchenamt.

Bei Fusionen von Kirchengemeinden muss ein neues Siegel beantragt werden. Die Antragsstellung erfolgt beim landeskirchlichen Archiv. Nach Genehmigung wird das Kirchen(kreis)amt informiert.

https://www.landeskirchlichesarchiv-hannover.de/

https://kirchenrecht-landeskirche-hannovers.de/document/20997

Spenden/Spendenbescheinigung

Spendenquittungen den Kirchenkreis betreffend müssen durch Superintendent*innen evtl. auch Kirchen(kreis)amt unterschrieben und gesiegelt werden. Die Handhabe ist je nach Kirchenkreis unterschiedlich. Informationen können im Kirchen(kreis)amt erfragt werden. Auch Kirchengemeinden stellen Spendenbescheinigungen aus.

Urkunden

Zu besonderen Anlässen werden Urkunden ausgefertigt:

Pastor*in

  • Ordination von Pastor*innen von/m Landesbischöf*in (wird über das Landeskirchenamt zugesendet)
  • Stellenwechsel von Pastor*innen in einen anderen Sprengel von/m Landesbischöf*in (wird über das Landeskirchenamt zugesendet).
  • Bei Stellenwechsel innerhalb des Sprengels kann es, je nach Sachbearbeitung im Landeskirchenamt, sein das es keine Urkunde gibt. Auch eine Zuweisung auf Stabsstellen oder landeskirchliche Pfarrstellen kann ohne Urkunde erfolgen. Einen Hinweis hierauf kann man aus dem Begleitschreiben entnehmen.
  • Bei Ernennung auf Lebenszeit, bei Ernennung zur Pastor*in auf Probe gibt es grundsätzlich eine Urkunde.
  • Ggf. Dienstjubiläum
  • Eintritt in den Ruhestand Pastor*innen von/m Superintendent*in (Urkunde vom Landesbischof)

Diakon*in

  • Einsegnung Diakon*innen durch Regionalbischöf*in oder Superintendent*in (Urkunde und Bibel werden vom Landeskirchenamt bzw. vom Büro der/des Regionalbischöf*in zugesendet)
  • Evtl. (je nach Kirchenkreis) Eintritt in den Ruhestand Diakon*innen von/m Superintendent*in

Mitarbeiter*in

  • Ggf. Küster*innen, Pfarrsekretär*innen und andere Mitarbeitende bei Stellenwechsel, Jubiläen oder Eintritt in den Ruhestand (Urkunde von der Superintendentur, Gemeinde, Kirchenamt etc.)

Ehrenamtliche

  • Berufung von Prädikant*innen von/m Regionalbischöf*in (wird vom Büro der/s Regionalbischöf*in erstellt)
  • Ggf. Einführung von Lektor*innen von/m Superintendent*in (Büro Superintendentur erstellt die Urkunde selbst)
  • Ggf. Kirchenvorsteher*innen Niederlegung ihres Amtes zum Ende der Wahlperiode (Blankourkunden vom Landeskirchenamt)

Für besondere Anlässe 

Visitation

Der/die Superintendent*in führt regelmäßig Visitationen der Gemeinden seines/ihres Kirchenkreises durch. Eine Visitation sollte möglichst alle sechs oder sieben Jahre stattfinden. Die Visitationen werden in den Kirchenkreisen unterschiedlich gehandhabt.

Die/der Superintendent*in entscheidet, welche Gemeinde wann visitiert werden soll. Wenn eine komplette Region visitiert werden soll, ist der Aufwand erheblich höher. Die/der Regionalbischöf*in und das Landeskirchenamt werden ein Jahr im Voraus über die Absicht der Visitation unterrichtet. Die Genehmigung der im Folgejahr stattfindenden Visitationen erfolgt durch die/den Regionalbischöf*in.

Für den Ablauf einer Visitation gibt es einen genau strukturierten Ablauf- oder Zeitplan der Landeskirche Hannovers. Der Zeitraum einer Visitation ist auf eine oder zwei Wochen festgelegt und endet zumeist mit dem Gottesdienst am Visitationssonntag. Der Visitationsgottesdienst kann aber auch als Auftakt der Visitationszeit geplant werden, oder den Mittelpunkt des Zeitraums bilden.

Es wird ein Visitationsteam zusammengestellt, z.B. bestehend aus:

  • Superintendent*in des Kirchenkreises
  • Mitglieder des Kirchenkreisvorstands
  • Orgelsachverständige/r
  • Ehrenamtliche/r Archivpfleger*in
  • Kirchenmusikdirektor*in oder Kirchenkreiskantor*in
  • Kirchenkreisjugenddienst
  • Kirchenkreissozialarbeit
  • Öffentlichkeitsabteilung/Pressesprecher*in
  • Beauftragte für Kindergottesdienstarbeit
  • Beauftragte für Konfirmandenarbeit
  • Landesposaunenwart
  • Ehrenamtsbeauftragte
  • usw. (je nach Kirchenkreis variabel)

In regelmäßigen Abständen werden auch Kirchenkreise von den Regionalbischöf*innen visitiert.