Personalakten von Pastor*innen werden im Personaldezernat der Landeskirche geführt, von Diakon*innen in der Personalabteilung des Kirchen(kreis)amtes oder in der Service Agentur in Hannover.
In den Superintendenturen werden Personalnebenakten zu persönlichen Belangen geführt, wie z.B. Beauftragungen durch das Landeskirchenamt, Personalbogen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Fortbildungen, Unterlagen zu Mutterschutz etc.
Für Pastor*innen laut Aktenplan Nr. 200, für Mitarbeiter*innen Nr. 230/A-Z
Bei Arbeitsunfähigkeit ist am ersten Tag der Krankheit die Superintendentur zu informieren. Ab dem dritten Krankheitstag muss eine ärztliche Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit/Krankheit vorgelegt werden.
Bei Beamt*innen muss dies ab dem 3. Tag in schriftlicher Form erfolgen, bei Angestellten ab dem 3. Tag in digitaler Form oder per Mail/Telefon.
In der Superintendentur müssen Aufstellungen (Listen über Krankheitstage und Abwesenheiten) geführt werden. Dies kann in Papierform oder auch digital erfolgen.
Für Angestellte und Diakon*innen mit Anstellung auf Kirchenkreis- und Gemeindeebene muss die Superintendentur die Krankmeldungen nach Absprache per Mail an die Personalabteilung des Kirchen(kreis)amts melden. Das Kirchen(kreis)amt fordert die Krankmeldungen digital bei der zuständigen Krankenkasse an und handelt entsprechend (Aussteuerung, berufliches Eingliederungsmanagement veranlassen etc.).
Für Diakon*innen mit Anstellung auf Landeskirchenebene muss die Superintendentur die Krankmeldungen nach Absprache per Mail an das Team Personal der Evangelischen Agentur melden. Das Team Personal fordert die Krankmeldungen digital bei der zuständigen Krankenkasse an und handelt entsprechend (Aussteuerung, berufliches Eingliederungsmanagement veranlassen etc.).
Bei Pastor*innen muss nach 3 Monaten zusätzlich eine Meldung/Antrag an die Landeskirche per Email an das Personaldezernat erfolgen: "XY ist durchgängig erkrankt, letzte AU beigefügt. Ich stelle hiermit den Antrag auf Nichtverrechnung bei der Gesamtzuweisung." Hintergrund ist, dass die Gemeinde finanzielle Zuschüsse bekommt, um eine(n) Vertretungspastor*in einzustellen.
Bei angestellten Pastor*innen muss diese Meldung an die Landeskirche und an Comramo (mit Angabe der Personalnummer) erfolgen.
Nach langfristiger Krankheit (min. 6 Wochen) erfolgt eine berufliche Wiedereingliederung (BEM).
Die Superintendentur bietet ein Erstgespräch zum beruflichen Wiedereingliederungsmanagement nach langfristiger Krankheit (min. 6 Wochen) an. Die MAV wird informiert, die Teilnahme eines MAV-Vertreters oder einer Vertrauensperson erfolgt jedoch auf Wunsch der/des Erkrankten. Dieses ist ein Angebot, keine Pflicht.
Entscheidet sich die/der Erkrankte für eine berufliche Wiedereingliederung, bleibt sie/er bis zum Ende der Maßnahme arbeitsunfähig und muss das entsprechend nachweisen.
Bei Diakon*innen in Anstellungsträgerschaft der Landeskirche, ist diese zwingend beim BEM-Verfahren mit einzubeziehen.
Eine Überlastungsanzeige/ Gefährdungsanzeige ist der (schriftliche) Hinweis an den Arbeitgeber bzw. unmittelbaren Vorgesetzten mit der Kernaussage, dass die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitsleistung in einer konkret zu beschreibenden Situation gefährdet ist, und Schäden zu befürchten sind.
Tipp: vorher Kontakt zur MAV aufnehmen.
Schriftlicher Antrag für eine geplante dienstliche Reise, der an den Dienstvorgesetzten gestellt wird:
Formulare werden je nach Kirchenkreis zur Verfügung gestellt, zum Teil online. Die Abrechnung der Dienstreise erfolgt nach Beendigung ggf. ebenfalls über dieses Formular, sofern Kosten anfallen.
Es ist die Dokumentation der Anerkennung der Dienstreise im Rahmen der beruflichen Tätigkeit. Dies beinhaltet den Versicherungsschutz für diese Reise.
Die Dienstreisegenehmigung beinhaltet das Recht zur Erledigung von Dienstangelegenheiten außerhalb der Dienststätte. Sie kann im Einzelfall über einen Dienstreiseantrag beantragt werden oder/und es liegt eine „generelle Dienstreisegenehmigung“ zu wiederkehrenden Dienstorten außerhalb des Kirchenkreises vor. Generelle Dienstreisegenehmigungen werden sowohl durch das Landeskirchenamt als auch durch die Superintendentur ausgestellt.
Mit der Bescheinigung A1 weisen privatrechtlich Beschäftigte nach, dass sie bei einer Dienstreise ins europäische Ausland über das Heimatland sozialversichert sind. Sie müssen dadurch keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Die A1-Bescheinigung gilt innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz.
Wenn nicht nachgewiesen werden kann, dass im Einsatzland eine Sozialversicherungspflicht besteht, unterliegen Arbeitnehmer*innen grundsätzlich den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften (Territorialprinzip). Arbeitgeber*innen können so beispielsweise zur zusätzlichen Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen herangezogen werden.
Das Kirchen(kreis)amt beantragt die A1-Bescheinigung bei der zuständigen Krankenkasse.
Den Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand gibt es, sobald Arbeitnehmer oder Arbeitgeber außerhalb ihrer Wohnung oder ihrem Arbeitsplatz eine berufliche Auswärtstätigkeit unternehmen, die mindestens 8 Stunden dauert (§4a Satz 3 Einkommensteuergesetz, EStG).
Seit 2020 betragen diese Pauschbeträge: 28 Euro für jeden Tag, an dem man mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist und 14 Euro, wenn man keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs ist.
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere Pauschbeträge je nach Reiseland. Eine Übersicht findet sich auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen, z.B. für 2025 unter https://esth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2025/B-Anhaenge/Anhang-25/I/inhalt.html
Jede/r Mitarbeiter*in hat das Recht und die Pflicht auf Fortbildung.
Der Kirchenkreisvorstand oder die/der Superintendent*in kann Pastor* innen, Diakon*innen sowie beim Kirchenkreis angestellte Mitarbeitende für Fortbildungen freistellen. Dafür muss eine Dienstreisegenehmigung erteilt werden. Die Fortbildungsangebote können im jährlich erscheinenden Fortbildungskalender eingesehen oder bei der zuständigen Fachberatung erfragt werden.
Für Fortbildungen müssen schriftlich verfasste Anträge an die Superintendentur und ggf. auch auf dem Dienstweg an den Kirchenkreisvorstand gestellt werden.
Die Vorgaben sind in jedem Kirchenkreis unterschiedlich, in einigen gibt es Online-Formulare zum Download.
Die Superintendentur führt einen Fortbildungskalender/Fortbildungsliste. Die Liste wird bei Stellenwechsel der Mitarbeitenden an die neue zuständige Superintendentur weitergegeben.
Pastor*innen und Diakon*innen haben Anspruch auf ein Kontaktsemester bzw. Studiensemester.
Bedingungen (siehe Rundverfügung K11/2017):
Das Kontaktsemester/Studiensemester muss auf dem Dienstweg (über die Superintendentur) beim Landeskirchenamt beantragt werden.
Weitere Infos hier: https://www.rundverfuegungen-und-mitteilungen.de/k-rundverfuegungen/rundverfuegungen_k_2017
FEA Fortbildung in den ersten Amtsjahren
In den ersten drei Amtsjahren sind Pastor*innen und Diakon*innen verpflichtet, an fünf Fortbildungen teilzunehmen.
Urlaubsanträge werden per Post oder per E-Mail in der Superintendentur eingereicht
Urlaubsanträge für die Superintendent*in müssen von der/m Regionalbischöf*in genehmigt werden.
Urlaubsanspruch Pastor*innen: 44 Tage/Jahr, 7 Tage/Woche, 1 predigtfreier Sonntag /Monat und 1 dienstfreier Tag/ Woche
Urlaubsanspruch Schulpastor*innen: wie Pastor*innen, aber der Urlaub darf nur innerhalb der Ferienzeiten genommen werden und Resturlaubsansprüche werden nicht ins Folgejahr übernommen, da diese durch die Ferienzeiten abgegolten sind
Urlaubsanspruch Diakon*innen/Mitarbeitende: 30 Tage/Jahr, 5 Tage/Woche
Urlaubsanspruch Kantor*innen: 36 Tage/Jahr, 6 Tage/Woche, 1 freies Wochenende/Quartal, 1 fester freier Tag in der Woche
Sonderurlaub Pastor*innen: Jubiläum nach Ordinationsdatum
Sonderurlaub Diakon*innen/Mitarbeitende: Jubiläum nach Eintrittsdatum
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung: Gewährung nur nach Vorlage des aktuellen Schwerbehindertenausweises
Urlaubsansprüche bei Elternzeit
Während der Elternzeit wird der Urlaubsanspruch vom Arbeitgeber um 1/12 pro Monat gekürzt. Für die Kürzung dürfen nur ganze Monate in Betracht gezogen werden.
Beispiel: die Elternzeit geht bis zum 10. März des laufenden Jahres, es werden also 2/12 des Jahresurlaubs (für Januar und Februar) abgezogen. Bei 30 Tagen/Jahr beläuft sich der neue Urlaubsanspruch nach Kürzung auf 25 Tage für das laufende Urlaubsbezugsjahr. Für den Monat März wird der Urlaubsanspruch also wie gewohnt mit dem vollen Zwölftel berechnet.
Achtung: die Kürzung der Urlaubsansprüche gilt nicht für den Zeitraum des Mutterschutzes (6 Wochen vor bis 8 Wochen nach der Geburt), sondern erst ab Beginn der Elternzeit.
Während des Mutterschutzes werden die Urlaubsansprüche wie gewohnt berechnet – keine Urlaubskürzung erlaubt. Laut §24 MuSchG darf eine Frau ihren vor Beginn des Beschäftigungsverbots bestehenden Urlaub nach dessen Ende im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen. Wenn eine Elternzeit anschließt, bleiben die restlichen Urlaubstage auch während dieser Zeit erhalten.
Möchte die/der Mitarbeiter*in während der Elternzeit in Teilzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeiten, kann dies nur nach vorheriger Zustimmung des ursprünglichen Arbeitgebers erfolgen, nähere Informationen beim LKA.
Urlaubsanspruch während Beschäftigungsverbot (Schwangerschaft)
Die Zeit während des Beschäftigungsverbotes zählt als Arbeitszeit. Die schwangere Mitarbeiterin hat Anspruch auf Urlaub. Zudem kann sie durch das Beschäftigungsverbot versäumte Urlaubstage nach dem Mutterschutz oder der Elternzeit nachholen.
Wie wird der Urlaub im Beschäftigungsverbot berechnet?
Laut Mutterschutzgesetz sind – bei der Berechnung des Jahresurlaubsanspruchs – Ausfallzeiten, die aus einem Beschäftigungsverbot resultieren, wie gewöhnliche Beschäftigungszeiten zu betrachten. Dies bedeutet, dass auch während der Zeit des Mutterschutzes reguläre Urlaubsansprüche entstehen.
Urlaubsansprüche bei Langzeiterkrankungen
Bei langfristiger Krankheit besteht der gesetzliche Urlaubsanspruch für 15 Monate nach Ende des Urlaubsbezugsjahres weiter. Die überzähligen Urlaubstage verfallen wie gewohnt zum 30.09. des Folgejahres.
Gesetzliche Urlaubsansprüche:
Beispiel: Ein Pastor mit einem Anspruch von 44 Tagen/Jahr auf Basis einer 7-Tage-Woche ist für ein komplettes Urlaubsbezugsjahr erkrankt und nimmt seinen Dienst zum 01.01. wieder auf. Der Anspruch von 44 Tagen des letzten Jahres bleibt bis 30.09. des laufenden Jahres bestehen. Darüber hinaus bleibt der gesetzliche Anspruch von 28 Tagen für weitere 6 Monate bis zum 31.03. des darauffolgenden Jahres bestehen. Sollte es ihm wider Erwarten nicht möglich sein, seinen Urlaub zu nehmen, verfallen 16 Urlaubstage am 30.09. und die restlichen 28 Tage am 31.03. des Folgejahres.
Achtung: Sonderurlaub für z.B. Dienst-/Ordinationsjubiläum sowie Zusatzurlaub wegen Schwerbehinderung verfällt nicht.
Angestellten soll auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Bezüge gewährt werden, wenn sie mindestens ein Kind unter 18 Jahren oder eine/n nach ärztlichem Gutachten pflegebedürftige/n sonstige/n Angehörige/n tatsächlich betreuen oder pflegen und dringende dienstliche oder betriebliche Belange nicht entgegenstehen oder einen wichtigen persönlichen Grund haben und es die dienstlichen oder betrieblichen Verhältnisse gestatten.
Der Sonderurlaub ist in der Regel auf bis zu fünf Jahre zu befristen. Die Zeit des Sonderurlaubs gilt nicht als Beschäftigungszeit, es sei denn, der Arbeitgeber erkennt vor Antritt des Sonderurlaubs ein dienstliches oder betriebliches Interesse an der Beurlaubung an.
Über Sonderurlaub/Arbeitsbefreiung zur Teilnahme an Kirchentagen wird jeweils durch eine aktuelle Rundverfügung informiert.
Sonderurlaub für Pastor*innen
Auch Pastor*innen können für verschiedene Anlässe bei der/dem Superintendent*in oder Regionalbischöf*in Sonderurlaub beantragen. Die Ausführungen finden sich in der Rechtssammlung:
https://www.landeskirche-hannovers.de/evlka-de/meta/service/rechtssammlung
Sonderurlaub bei Umzug
Laut Niedersächsischer Sonderurlaubsverordnung §9 wird innerhalb Deutschlands ein Arbeitstag und in oder aus dem Ausland zwei Arbeitstage als Sonderurlaub gewährt.
Der Mutterschutz ist ein besonderer Schutz für Frauen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen und schwanger sind oder ein Kind stillen. Geschützt werden sowohl die Mütter als auch die Kinder, sowohl vor der Geburt als auch danach. Zum Mutterschutz gehören unter anderem
Die werdende Mutter muss eine Bescheinigung vom Arzt zum voraussichtlichen Entbindungstermin einreichen. Danach wird der Mutterschutz berechnet, Mitteilung erfolgt über die Personalabteilung.
Die Superintendentur meldet auf dem Dienstweg an das Landeskirchenamt bzw. das Kirchen(kreis)amt. Verschiedene Formulare sind auszufüllen:
Weitere Informationen zur Antragstellung von Mutterschutz für Beamtinnen unter https://www.bmi.bund.de/DE/themen/oeffentlicher-dienst/beamtinnen-und-beamte/mutterschutz/mutterschutz-artikel.html und für Mitarbeiterinnen unter https://www.bundesamtsozialesicherung.de/de/mutterschaftsgeld/antrag-stellen/.
Bei Dienst- bzw. Ordinationsjubiläen gibt es Sonderurlaub für Angestellte und Beamte.
Für Angestellte (Diakon*innen, Mitarbeiter*innen) wird folgender Sonderurlaub gewährt:
Für Pastor*innen wird beim Ordinationsjubiläum folgender Sonderurlaub gewährt:
Ist das ungerecht? Nein!
Bei Angestellten wird in der Regel eine 5-Tage-Woche zugrunde gelegt, bei Pastor*innen eine 7-Tage-Woche.
Anders als reguläre Urlaubstage, verfallen diese Sonderurlaubstage nicht zum 30.09. des Folgejahres.
Beschäftigte aus dem Erziehungsbereich erhalten (bei einer 5 Tage Woche) zwei Regenerationstage pro Kalenderjahr. Dieses sind jedoch keine weiteren Urlaubstage! Das bedeutet, dass die für den Urlaub geltenden Regeln zur Übertragung und zum Verfall für sie nicht greifen.
Wieviel?
5 Tage pro Jahr (bei 5 Tagen Arbeit pro Woche), Zusammenfassung von 2 Jahren auch im Rückgriff auf das abgelaufene Jahr
Frühestens 6 Monate nach Bestehen des Beschäftigungsverhältnisses
Für wen?
Arbeitnehmer*innen
keine Beamt*innen
Art der Veranstaltung
Politische und Berufliche und Allgemeine Weiterbildung
Schulungen für das Ehrenamt
Mindestdauer 5 Tage, davon 3 Tage en bloc, am An- und Abreisetag je mindestens 4 Unterrichtsstd. täglich 6 Zeitstd.
Online und Hybridveranstaltungen sind möglich
Fristen
Antragstellung beim Arbeitgeber spätestens 4 Wochen vor Kursbeginn
Einschränkungen
Anspruch auf Bildungsurlaub ist auf max. 50 % der Beschäftigten (umgerechnet) pro Jahr beschränkt
Für den kirchlichen Bereich bieten die EEB und die Service Agentur der Landeskirche Bildungsurlaube an.
Das Terminstundenmodell ist ein Instrument zur Abschätzung des wöchentlichen Arbeitsanfalls im Jahresmittel. Es hilft, diesen Arbeitsanfall in seinen wesentlichen Bestandteilen durchsichtig zu machen, um daraufhin ggf. Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten, wo dies erforderlich ist.
Das Terminstundenmodell wurde zum 01.10.24 in Betrieb genommen. Konkret bedeutet das, dass für die Gemeindepfarrstellen in unserer Landeskirche die Anwendung des Terminstundenmodells möglich ist und die damit verbundene standardisierte Dienstbeschreibung erstellt werden kann.
Die Software des Terminstundenplaners ist ab sofort unter der Adresse https://terminstundenplaner.elkh.de erreichbar. Die zugehörige Hilfeseite finden Sie unter der Adresse https://hilfe.terminstundenplaner.elkh.de
Berufsgenossenschaft, in der Personalabteilung des Kirchenamts zu erfragen
Norddeutsche Kirchliche Versorgungskasse (NKVK), hier Dienstunfallfürsorge
Hat einer der oben genannten Mitarbeitenden des Kirchenkreises auf dem Weg zur Arbeit, während der Arbeitszeit oder auf dem Nachhauseweg einen Unfall, muss dieser unverzüglich auf dem Dienstweg über die Superintendentur an die oben genannten Stellen gemeldet werden.
Bei Angestellten übernimmt dies die Personalabteilung des Kirchen(kreis)amtes.
Bei Ehrenamtlichen übernimmt dies die entsprechende Kirchengemeinde. Weitere Informationen können beim Kirchen(kreis)amt erfragt werden.
Bei Beamten melden diese den Unfall selbständig auf dem Dienstweg (über die Superintendentur) an die Norddeutsche Kirchliche Versorgungskasse (NKVK). Die entsprechenden Formulare gibt es hier: https://www.nkvk.de/beihilfe/infoblaetter-und-vordrucke
Die Superintendentur führt eine Liste der Pastor*innen im Ruhestand (Emeriti), die innerhalb des Gebietes des Kirchenkreises wohnen.
Pastor*innen gehen in den Ruhestand: Sie stellen einen Antrag auf dem Dienstweg über die Superintendentur an das Landeskirchenamt zur Überführung in den Ruhestand. Das LKA bestätigt mit einem Schreiben, ebenfalls auf dem Dienstweg. Zum Dienstende schickt das LKA eine Urkunde, die im Verabschiedungsgottesdienst von der/dem Superintendent*in verlesen und ausgehändigt wird. Dies ist ein Rechtsakt.
Diakon*innen gehen in den Ruhestand: Sie setzen je nach Anstellungsverhältnis die Superintendentur, die Personalabteilung des Kirchen(kreis)amtes bzw. das Landeskirchenamt und das Team Personal der Service Agentur der Landeskirche in Kenntnis, eine Urkunde (vom Kirchenkreis* oder Landeskirche) gibt es zur Verabschiedung. *(Nicht von allen Kirchenkreisen)
Angestellte im Kirchenkreis gehen in den Ruhestand: Sie setzen die Superintendentur und die Personalabteilung des Kirchen(kreis)amtes in Kenntnis. Der Umfang der Verabschiedung liegt im Benehmen des Kirchenkreises.
Das Kirchen(kreis)amt meldet alle privatrechtlich angestellten Mitarbeiter*innen automatisch zu einer Altersvorsorge bei der Kirchlichen Zusatzversorgungskasse (KZVK) an. Die Mitarbeitenden müssen einen Eigenanteil an der betrieblichen Altersvorsorge tragen, der automatisch vom Gehalt abgezogen wird.
Mit Eintritt in den Ruhestand wird die so erworbene betriebliche Zusatzrente wirksam.
Weitere Infos: https://kzvk-hannover.de/
Laut Vorgabe der Landeskirche Hannovers müssen für bestimmte Themenfelder Beauftragte im Kirchenkreis bestellt werden.
Die Kirchenkreiskonferenz wählt ein Mitglied der Konferenz für die Beauftragung für z.B. Lektoren- und Prädikantenarbeit, Notfallseelsorge, Diakonie, Konfirmandenarbeit, Kinder- und Jugendarbeit etc.
Die Superintendentur meldet die gewählten Beauftragten an das Büro die/der Regionalbischöf*in und an die zuständigen Stellen, wie bspw. an den Lektoren- und Prädikantendienst.
Superintendent*innen werden durch die/den Regionalbischöf*in in einem Festgottesdienst in ihrer Predigtstätte eingeführt.
Pastor*innen sowie Diakon*innen werden durch die/den Superintendent*in eingeführt. Vom Landeskirchenamt (Personalabteilung) gibt es im Vorfeld eine Urkunde. In der Regel wird (nach Absprache mit der/dem Superintendent*in) ein Geschenk überreicht.
Achtung: Pastor*innen, die nach dem Vikariat ihre erste Stelle im Probedienst antreten, werden in einem festlichen Gottesdienst von der/dem Regionalbischöf*in ordiniert, siehe Stichwort „Ordination“.
Achtung: Diakon*innen, die nach ihrer Ausbildung die erste Stelle antreten, müssen eingesegnet werden. Dies erfolgt durch die/den Regionalbischof*in, siehe Stichwort „Einsegnung“.
Prädikant*innen werden durch die/den Superintendent*in in der Gemeinde ihrer Wahl eingeführt. Die Urkunde kommt aus dem Regionalbischofsbüro.
Lektor*innen werden durch die/den Gemeindepastor*in in ihrer Heimatgemeinde eingeführt. Die Urkunde und das Beauftragungsschreiben werden je nach Kirchenkreis in der Superintendentur oder in der Gemeinde erstellt.
Kirchenvorstände werden nach der Wahl/Berufung oder Nachberufung durch die zuständigen Gemeindepastor* innen eingeführt.
Zur Führung eines Fahrtenbuches bedarf es einer Genehmigung des Anstellungsträgers. Das Fahrtenbuch wird beim KA/KKA beantragt. Zur Abrechnung wird das vom Kirchenkreis zur Verfügung gestellte Formular benutzt.