AppSpace ist das digitale Rechnungstool für Ein- und Ausgangsrechnungen der Landeskirche Hannovers.
Es regelt den Zahlungsverkehr des Kirchenkreises (Superintendenturen, Pfarrbüros, Kitas, etc.) und der Verwaltung.
AppSpace ist die Nachfolgeversion von e-Portal.
Um eine Auszahlung anzuordnen, muss eine Buchungsanordnung erstellt werden und an das Kirchen(kreis)amt weitergeleitet werden:
In der Regel stellen die Kirchen(kreis)ämter Onlineformulare im Downloadbereich zur Verfügung.
Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung: keine Buchung ohne Beleg
Der Diakoniefonds ist ein rechtsfähiges Sondervermögen, welches von den Kirchenkreisen zur Förderung diakonischer Zwecke errichtet wird. Finanziert wird der Fonds in der Regel aus Beiträgen der Kirchengemeinden (Anteil pro Gemeindemitglied), Beiträgen des Kirchenkreises, Sonderbeiträgen aus einzelnen Kirchengemeinden und privaten Spenden. Ein Ausschuss (Diakoniefondsausschuss) entscheidet über die Vergabe der Mittel (höhere Beträge). Die Mittel werden vorrangig für Einzelfallhilfen in diakonischen Arbeitsbereichen oder für diakonische Projekte des Kirchenkreises oder seiner Kirchengemeinden verwendet.
E-Portal ist ein Programm der Fa. Informa zur Rechnungsverarbeitung. E-Portal wird abgelöst durch das Programm AppSpace.
Zur Führung eines Fahrtenbuches bedarf es einer Genehmigung des Anstellungsträgers. Das Fahrtenbuch wird beim KA/KKA beantragt. Zur Abrechnung wird das vom Kirchenkreis zur Verfügung gestellte Formular benutzt.
Fundraising ist mehr als Spenden sammeln! Im Wort Fundraising (engl.) stecken drei Begriffe: to fund = etwas ausgleichen, solidarisch sein, to raise = etwas wachsen lassen, fun = Freude, Spaß.
Es handelt sich hier um besondere Projekte für die Kirchengemeinden und den Kirchenkreis, die von ausgebildeten Fundraisern unterstützt und betreut werden.
Informationen gibt es beim Beauftragten für Fundraising im Kirchenkreis oder beim Fundraisingteam im LKA.
In den verschiedenen Kirchenkreisen gibt es verschiedene Budgets für Geschenke zu Jubiläen, Geburtstagen, Einführungen und Verabschiedungen. Hierbei sind die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Die zurzeit geltende Rundverfügung G8/2024 Geschenke aus kirchlichen Mitteln regelt die landeskirchlichen Vorschriften.
Der Kirchenkreis lässt jährlich oder ggf. zweijährlich durch das Kirchen(kreis)amt über alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben einen Haushaltsplan erstellen. Der von der Synode beschlossene Haushaltsplan ist mindestens eine Woche zur Einsicht für die Glieder des Kirchenkreises auszulegen; die Einsichtnahme wird öffentlich bekannt gegeben.
Für verschiedene Tätigkeiten innerhalb des Kirchenkreises werden Honorare ausgezahlt, z.B. für Referent*innen und Musiker*innen bei Veranstaltungen des Kirchenkreises gegen Rechnung.
Formulare für Honorarvereinbarungen werden von den Kirchenämtern zum Download angeboten.
Eingangsrechnungen mit Eingangsstempel versehen und auf sachliche Richtigkeit überprüfen. Danach wird die Rechnung eingescannt und entweder über das E-Portal oder AppSpace zur weiteren Bearbeitung durch das Kirchen(kreis)amt hochgeladen.
Ausgangsrechnungen werden in Absprache mit den Sachbearbeiter*innen im Kirchen(kreis)amt oder selbstständig in den Superintendenturen erstellt und über das E-Portal oder AppSpace hochgeladen.
Folgende Merkmale muss eine Rechnung enthalten:
Spendenquittungen den Kirchenkreis betreffend müssen durch Superintendent*innen evtl. auch Kirchen(kreis)amt unterschrieben und gesiegelt werden. Die Handhabe ist je nach Kirchenkreis unterschiedlich. Informationen können im Kirchen(kreis)amt erfragt werden. Auch Kirchengemeinden stellen Spendenbescheinigungen aus.
Das Sekretariat der Superintendentur trägt die Verantwortung für eine Zahlstelle. (Das ist nicht in allen Kirchenkreisen so).
Die Zahlstelle ist eine Außenstelle der Finanzbuchhaltung der Verwaltungsstelle und untersteht der Fachaufsicht durch die Leitung der Finanzbuchhaltung. Die Leitung der Finanzbuchhaltung ist berechtigt und verpflichtet, regelmäßig Prüfungen der Zahlstelle vorzunehmen. Sie kann diese Aufgabe innerhalb der Finanzbuchhaltung übertragen. Die/der Verwalter*in der Zahlstelle darf nur in dem ihr/ihm übertragenen Umfang Einzahlungen annehmen und Auszahlungen leisten.
Je nach Kirchen(kreis)amt wird die Zahlstelle regelmäßig mit dem Kirchen(kreis)amt abgerechnet:
Ausführliche Informationen siehe in Rundvfg_G_4_2018 Anlage 2 unter: https://www.rundverfuegungen-und-mitteilungen.de/g_rundverfuegungen/rundverfuegungen_g_2018
Für besondere Veranstaltungen, Fortbildungen, Klausuren, Dienstreisen und Freizeiten, Partnerschaftsarbeit, Einrichtungsgegenstände, Bauvorhaben etc. können Zuschüsse beim Kirchenkreisvorstand beantragt werden.
Die Beantragung erfolgt auf dem Dienstweg über die Superintendentur.
Die Kirchenkreise stellen dafür verschiedene Formulare zur Verfügung.
Ergänzungszuweisungen sind Gelder, die auf Antrag (Dienstweg) zusätzlich zum Haushalt vor Beginn einer Maßnahme oder Projekten vom Kirchenkreis den Kirchengemeinden zugewiesen werden. Sie sind dazu bestimmt, den Kirchengemeinden zusätzlich zu den Grundzuweisungen die Erfüllung bestimmter Aufgaben zu ermöglichen.
Die Webkasse ist eine App-Lösung zur effizienten Abwicklung von Zahlungen über Warenkörbe. Die Webkasse ist in das System AppSpace eingebunden und bildet die Barkassenprozesse ab.
Ein- und Auszahlungen werden über verschiedene Warenkörbe gebucht. Bei Einzahlungen können bspw. aus dem System direkt Quittungen generiert werden. Der Barkassenbestand muss bei jeder Freigabe vom Anordnungsberechtigten bestätigt werden.